Redactor: Carlos Montoya
Estimar los costos variables y fijos en la operación de vehículos es crucial para una gestión eficiente de la flota. Conocer estos costos te permitirá optimizar el uso de recursos y tomar decisiones informadas que mejoren la rentabilidad. Utiliza un programa de administración para seguir estos indicadores clave.
Entender y estimar los costos operativos de una flota es crucial para su administración efectiva. En este artículo, te explicaremos los conceptos generales de los costos variables y fijos, fundamentales para una buena gestión de flotas.
Lo primero que recomendamos es llevar un seguimiento diario y detallado de todos los costos generados por cada vehículo en cada viaje. Idealmente, utiliza un buen programa de administración de flotas. Este seguimiento te permitirá analizar indicadores clave que te ayudarán a tomar decisiones efectivas basadas en la rentabilidad de tu compañía.
Los costos se dividen en dos grandes categorías: variables y fijos.
1. Costos variables
Combustible
Define un proveedor confiable que garantice las entregas necesarias para el buen funcionamiento de la flota. Realiza un control en la operación del motor, ejecuta mantenimientos al sistema de inyección y establece controles de seguridad para evitar el hurto.
Estas acciones te ayudarán a medir eficientemente el consumo de combustible y los kilómetros recorridos por cada vehículo, permitiéndote calcular indicadores como kilómetros por galón y costo por kilómetro con relación al combustible.
Peajes
Para medir este costo de manera efectiva, realiza un estudio de rutas y define el valor por cada una. Así, tendrás este rubro controlado.
Gasto del conductor
Es fundamental definir políticas claras sobre cómo se pagará a los conductores. Según nuestra experiencia, los métodos de pago más comunes son por ruta, por kilómetros recorridos o por día laborado. Definir una estrategia adecuada para tu flota permitirá calcular y controlar este costo en tu presupuesto.
Otros gastos
Esta categoría incluye costos generados por cargas, descargas, entre otros. Es importante realizar un seguimiento detallado de estos costos para tener claridad sobre los valores a pagar.
Parqueaderos
Al igual que con los gastos del conductor, este costo puede definirse según las necesidades de la flota. Si es un gasto diario, asegúrate de llevar un control detallado de horarios y fechas para cada vehículo.
Llantas
Este es uno de los costos más representativos en la administración de flotas. Aunque profundizaremos en este tema en un próximo artículo, es esencial entender que optimizar el costo en llantas depende de varias variables.
Conocer el costo por kilómetro de cada vehículo es clave, y solo se logrará optimizar este gasto con una correcta medición de todas las variables involucradas.
2. Costos Fijos
Salario básico del operador y carga prestacional
Realiza un estudio de mercado para entender cómo se mueve el sector. Existen operaciones variadas (paqueteo, carga masiva, carga líquida, carga peligrosa) y diferentes tipos de vehículos (sencillos, mini mulas, mulas, etc.), lo que implica que los salarios pueden pagarse de diferentes maneras: por kilómetros recorridos, por trayecto, con un porcentaje sobre la facturación, por puntos según tabla de valores, entre otros. Una investigación previa te ayudará a evitar la rotación de personal, lo cual es perjudicial para la operación, ya que influye directamente en los costos si se tienen vehículos inactivos.
Pólizas de seguro
Realiza una cotización exhaustiva. Hemos identificado que las condiciones y valores de las compañías de seguros son cambiantes. Además, el valor puede variar según la cantidad de unidades a asegurar, el modelo de los vehículos, y los accesorios adicionales. Una buena negociación anual te permitirá controlar este costo.
Personal ligado a los procesos operativos
Define claramente la estructura de las personas y los cargos en la operación. Estudia el mercado según el cargo o perfil, y asegura las variables que garanticen estabilidad en la operación, cumpliendo con las normas laborales. El valor total mensual del equipo de trabajo se puede dividir entre la cantidad de vehículos administrados, asignando un costo mensual por vehículo.
Impuestos
Este es un costo importante que, a menudo, se pasa por alto al adquirir un vehículo. Te recomendamos investigar en el organismo de tránsito donde se registrarán tus vehículos, y conocer la normatividad y costos aplicables según el tipo de vehículo, ya que estos varían según el municipio.
Depreciación de los vehículos
Este costo se define de acuerdo con las políticas contables y tributarias que la flota deba cumplir en su jurisdicción.
Esperamos que este artículo te sea de utilidad y te ayude a optimizar el control de costos, mejorando así la gestión de tu flota.
